Sähköinen allekirjoitus on moderni ja kätevä tapa vahvistaa asiakirjoja, sopimuksia ja muita tärkeitä dokumentteja suoraan netissä. Nykyään onkin tavallista, että perinteinen allekirjoitus on korvattu sähköisellä allekirjoituksella. Monet virastot käyttävät sähköistä allekirjoitusta, jonka voi todentaa omilla verkkopankkitunnuksilla. Katsotaan siis, miten tehdä allekirjoitus sähköisesti, mitä etuja niillä on ja millaisia turvallisuuskysymyksiä niihin liittyy.

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus on digitaalinen versio perinteisestä paperilla olevasta allekirjoituksesta. Se voi olla joissakin tapauksissa yksinkertaisesti kuva allekirjoituksesta tai tietokoneen hiirellä tehty allekirjoitus, mutta useimmiten sillä tarkoitetaan kryptografisesti varmennettua allekirjoitusta, joka todistaa asiakirjan aitouden ja allekirjoittajan henkilöllisyyden. Sähköiset allekirjoitukset ovat laillisesti sitovia monissa maissa ja niitä käytetään laajalti liiketoiminnassa, hallinnossa ja henkilökohtaisissa asioissa.

Suomessa sähköiset allekirjoitukset ovat yleistyneet viime vuosien saatossa ja nykyisin tavallisia allekirjoituksia tavataan enää harvoin. Toki esimerkiksi passia haettaessa allekirjoitus täytyy edelleen antaa käsin, mutta sekin annetaan digitaaliselle näytölle erityisellä kynällä. Allekirjoitusten maailma on siis muuttunut suuresti ja muuttuu varmasti myös tulevaisuudessa.

Sähköinen allekirjoitus on juridisesti yhtä pätevä kuin käsin tehty allekirjoituskin. Vaikka joskus sopimukseen käy skannattu kuva omasta allekirjoituksesta, ei se ole ollenkaan laillisesti pätevä. Tässä tulee siis ero oikean todennetun sähköisen allekirjoituksen ja skannatun allekirjoituksen välillä. On tärkeää muistaa, että toinen on laillisesti pätevä ja toinen ei ole ollenkaan. 

Sähköisten allekirjoitusten hyödyt

Sähköisellä allekirjoituksella on monia hyötyjä. Ensiksikin ne ovat todella nopeita ja myös nopeuttavat asiakirjojen käsittelyä tai sopimusten solmimista. Kun asiakirjaa ei tarvitse tulostaa, allekirjoittaa ja sitten lähettää, on asioiden hoitaminen hyvin paljon helpompaa. Sähköinen allekirjoitus lisää myös kustannustehokkuutta. Vähentämällä paperin, postikulujen ja arkistoinnin tarvetta, sähköiset allekirjoitukset voivat säästää merkittävästi yritysten ja yksityishenkilöiden varoja. Totta kai paperinkulutukseen liittyy myös ympäristöystävällisyys. Mitä vähemmän paperia kulutetaan, sitä parempi se on ympäristön kannalta.

Useimmissa sovelluksissa ja alustoilla sähköisten allekirjoitusten tekeminen on helppoa ja nopeaa, mikä tekee siitä saavutettavaa kaikille käyttäjille. Sähköiset allekirjoitukset ovat siis käyttäjäystävällisiä ja sen lisäksi turvallisia. On kuitenkin tärkeää käyttää vahvoja kryptografisia menetelmiä ja luotettavia palveluntarjoajia. Viranomaiset, joilla on sähköiset allekirjoitukset käytössään, ottavat tietysti turvallisuustekijät huomioon, joten käyttäjän ei tarvitse olla huolissaan.

Miten tehdä sähköinen allekirjoitus?

Sähköisen allekirjoituksen tekeminen on yleensä hyvin suoraviivaista, yksinkertaista ja nopeaa. On olemassa useita sähköisen allekirjoituksen palveluita, joita eri tahot käyttävät. Ne kaikki toimivat kuitenkin samalla menetelmällä, joten eroavaisuuksia ei ole. Vuonna 2003 julkaistu DocuSign on yksi tunnetuimmista ja käytetyimmistä sähköisten allekirjoitusten palveluista. Se tarjoaa laajan valikoiman työkaluja asiakirjojen hallintaan. Adobe Acrobat Sign ja SignNow ovat molemmat myös erittäin suosittuja. Jos sähköisen allekirjoituspalvelun valitsee itse, on tärkeää valita palvelu, joka vastaa parhaiten tarpeita.

Sähköiseen allekirjoituspalveluun rekisteröitymisen ja kirjautumisen jälkeen aloitetaan asiakirjan lataaminen. Tiedosto voi olla Word-tiedosto, PDF tai periaatteessa mikä tahansa muu tiedostomuoto. Useimmat palvelut tukevat monenlaisia tiedostotyyppejä, mutta toki eroavaisuuksiakin voi olla. Kun asiakirja on ladattu, palvelu antaa yleensä mahdollisuuden lisätä allekirjoituksen. Jotkut vaativat hiirellä piirretyn allekirjoituksen, mutta yleisimmin allekirjoitus todennetaan omilla verkkopankkitunnuksilla. Silloin allekirjoitus on vahva ja kuten todettua, myös laillisesti pätevä.

Sähköiset allekirjoituspalvelut tarjoavat usein mahdollisuuden lisätä asiakirjaan muitakin kenttiä, kuten päivämäärän, nimen tai muita tietoja. Nämä kentät voi lisätä asiakirjaan, jolloin vastaanottaja täyttää ne ennen allekirjoitusta. Kun asiakirja on valmis, voi sen lähettää allekirjoitettavaksi. Useimmat palvelut sallivat asiakirjan lähettämisen sähköpostilla. Monesti on mahdollista lisätä jopa useita vastaanottajia, jolloin vastaanottajat voivat allekirjoittaa asiakirjan vuorollaan.

Asiakirjan tallentaminen ja säilyttäminen

Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan, se on valmis tallennettavaksi. Useimmat sähköiset allekirjoituspalvelut tarjoavat mahdollisuuden ladata allekirjoitettu asiakirja PDF-muodossa tai tallentaa se suoraan pilvipalveluun. Allekirjoitetun asiakirjan tallentaminen turvallisesti on tärkeää. On erittäin tärkeää varmistaa, että itsellä on varmuuskopiot tärkeistä asiakirjoista, ja harkita asiakirjojen tallentamista salatuille tai muille turvallisille alustoille. Sähköisten allekirjoitusten turvallisuus on tärkeä asia, ja turvallisuuden vuoksi kannattaa ottaa huomioon muutamia seikkoja.

Palveluntarjoajan tulee olla tunnustettu, tunnistettu ja luotettava. Sähköisen allekirjoituksen palveluntarjoajan tulee käyttää vahvoja turvallisuusprotokollia. Hyödynnä lisäksi palveluja, jotka käyttävät vahvoja kryptografisia menetelmiä, kuten julkisen avaimen infrastruktuureja tai toisin sanoen varmenteen julkisia avaimia, varmistaaksesi allekirjoituksen aitouden.

Valitse palveluja, jotka tarjoavat vahvan käyttäjätunnistuksen, kuten kaksivaiheisen tunnistautumisen, varmistaaksesi, että vain valtuutetut henkilöt voivat allekirjoittaa asiakirjan. Varmista, että sähköiset allekirjoitukset täyttävät maan tai alueen lainsäädännön vaatimukset, jossa niitä aiotaan käyttää laillisiin tarkoituksiin.

Sähköinen allekirjoitus pähkinänkuoressa

Sähköinen allekirjoitus on tätä päivää. Se on kätevä ja turvallinen tapa vahvistaa asiakirjoja nykypäivän digitaalisessa maailmassa. Sen avulla voi säästää aikaa ja rahaa, sekä parantaa asiakirjojen käsittelyprosessia ja nopeuttaa sitä. Valitsemalla oikean palveluntarjoajan ja noudattamalla turvallisuuskäytäntöjä sähköisten allekirjoitusten etuja voi hyödyntää tehokkaasti ja luotettavasti. Sähköinen allekirjoitus ei ole vain tulevaisuuden suuntaus, vaan se on jo nyt yleinen käytäntö monilla eri aloilla. 

Suomessa sähköinen allekirjoitus todennetaan aina omilla verkkopankkitunnuksilla, jolloin allekirjoituksen antanut henkilö voidaan todentaa luotettavasti. Se onkin niin yleisesti ottaen hyväksytty ja vakiintunut keino, että tavallista allekirjoitusta ei välttämättä käytetä enää pian ollenkaan. Tavalliset allekirjoitukset ovat vähentyneet huomattavasti jo nyt ja jos sellainen hyväksytään, annetaan sekin monesti digitaaliselle alustalle, jolloin kyseessä ei siis ole aivan se perinteinen paperille tehtävä allekirjoitus.

Sähköistä allekirjoitusta ei tarvitse pelätä, sillä se on juridisesti yhtä pätevä kuin käsin tehty allekirjoitus. Sähköinen allekirjoitus on yhtä moderni kuin QR-koodi. Jos tietää, miten tehdä allekirjoitus sähköisesti, saatat haluta tietää myös, miten tehdä QR koodi.