Vuosikello on yritysten ja muiden tahojen hyödyntämä apuväline, joka auttaa niin toiminnan suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa kuin ajanhallinnassa ja johtamisessakin. Tällä sivulla opetamme, miten tehdä vuosikello ja hyödyntää sitä. Alempaa löytyy myös ilmainen vuosikello pohja, jolla rakennat helposti oman kellosi!

Mikä on vuosikello?

Vuosikello tarkoittaa aikataulua, jolla on tarkoitus esitellä joko sanallisesti tai graafisesti yhden vuoden sisällä tapahtuvat, tärkeät toimenpiteet. Useimmiten vuosikello on muodoltaan kellotaulu, mutta vuosikello pohja voi olla myös esimerkiksi taulukko. Muotoa tärkeämpi seikka on, että merkittävimmät asiat on kirjattu ylös kuukausitasolla.

Vuosikelloa voivat hyödyntää niin yritykset, koulut kuin muutkin julkiset yhteisöt. Käytännössä ei ole olemassa alaa, jossa paremmasta suunnittelusta olisi jotain haittaa. Vaikka aika lailla kaikki voivat siis hyödyntää vuosikelloa, on se käytössä pääasiassa yrityksillä osana markkinoinnin suunnittelua.

Miten tehdä vuosikello ja miten sitä kannattaa käyttää?

Jokainen voi toki tehdä asiat itse parhaaksi näkemällään tavalla, mutta vuosikellon kanssa olisi kuitenkin hyvä noudattaa muutamia raameja.

Aloita määrittämällä itse tarkkuus, jota haluat määräpäivien ja tehtävien kirjaamisessa hyödyntää. Päätä sitten vuosikello pohja, joka sopii parhaiten omiin tarpeisiisi. Kuten CV:n tekemiseen, myös vuosikelloon löytyy netistä (ja sivuiltamme) erilaisia pohjia. Jos mikään niistä ei sovi tarpeisiisi, tee sellainen itse.

Kun pohja on kasassa, on aika kirjata ylös jokaiselle kuukaudelle

• tärkeät asiat
• olennaiset tapahtumat
• deadlinet.

Vaikka ulkopuolelta ei deadlineja annettaisikaan, on sellaisten asettaminen omatoimisesti kuitenkin järkevää, koska se auttaa tehokkaammassa työskentelyssä.

Jos kyseessä on isompi yritys, luo tarvittaessa useampi vuosikello. Esimerkiksi markkinoinnin vuosikello näyttää mainostamisen osalta isomman kuvan, mutta sisällöntuotannolle pitäisi löytyä vielä oma vuosikellonsa tarkempaa tekemistä varten.

Kannattaa pitää mielessä, että vuosikelloon kirjattavat tapahtumat ovat toisistaan riippuvaisia ja vaikuttavat pidemmälläkin aikavälillä kuin vain pääpäivänä. Jos esimerkiksi suunnittelet, että lähdet organisaatiosi kanssa syyskuussa messuille, tulee matkaan alkaa valmistautumaan jo paria kuukautta aiemmin.

Kun pohdit, miten tehdä vuosikello, muista olla joustava. Et voi nimittäin olla 110-prosenttisen varma siitä, mitkä asiat saattavat vuoden aikana muuttua. Vuosikelloa ja sen tietoja on hyvä ja suositeltavaa muuttaa ja täydentää vuoden kuluessa.

Eli tässä vielä lyhyesti kertauksen vuoksi ohjeet, miten tehdä vuosikello:

1. Määritä tarkkuus: Päätä itse, millaisella pieteetillä haluat kirjata asioita ylös niin tehtävien kuin määräpäivienkin osalta.
2. Vuosikellolle pohja: Etsi itsellesi seuraavaksi sopiva pohja vuosikellollesi. Jos sellaista ei löydy, tee se itse.
3. Asioiden kirjaaminen: Ala kirjaamaan yhden vuoden sisällä tapahtuvia asioita, deadlineja ja tärkeitä tapahtumia ylös kuukausi kerrallaan.
4. Tee tarvittaessa useampi kello: Kun mietit, miten tehdä vuosikello, muista, että niitä pitää hyvin suurella todennäköisyydellä valmistaa enemmän kuin yksi. Esimerkiksi markkinointi, viestintä, taloushallinto, HR ja johtoryhmä tarvitsevat kaikki omat kellonsa.
5. Muista joustavuus: Kaikkia asioita maailmassa ei voi lyödä lukkoon, ja vaikka voisikin, tapahtuu yllättäviä muutoksia siitä huolimatta. Ole siis joustava ja tee muutoksia ja täydennyksiä kelloosi vuoden mittaan.

Miten tehdä vuosikello? – Vuosikello pohja ja esimerkki

Kävimme äskettäin paperilla läpi ohjeet, miten tehdä vuosikello. Kuinka sellainen sitten valmistetaan käytännössä?

Helpoin vaihtoehto on rakentaa vuosikello kuukausiperusteisesti. Jos haluat, voit rakentaa kuukausien ympärille vielä isomman ulkoreunan, johon on sisällytetty kvartaalit. Näiden kahden väliin tulee sitten sektorit, joihin on kirjoitettu ylös tärkeimmät tehtävät ja päivämäärät.

Eli kolme kokonaisuutta:

• Sisin ja pienin ympyrä: Kuukaudet
• Keskisuuri ympyrä: Tärkeimmät tehtävät, tapahtumat ja päivämäärät yksitellen
• Suurin ja uloin ympyrä: Kyseisiin kuukausiin liittyvät kvartaalit

Tässä oiva vuosikello pohja, josta voit ottaa inspiraatiota tai jonka voit kopioida helposti omaan käyttöösi:

4 syytä ottaa (markkinoinnin) vuosikello käyttöön

Tässä kohtaa varmasti tiedät, miten tehdä vuosikello. Lopuksi on hyvä käydä läpi vielä neljäi tärkeää syytä, miksi moinen kello (tai kelloja) kannattaa omalle yritykselle luoda erityisesti markkinointinäkökulmasta katsottuna:

• Tärkeimmät toimenpiteet: Ilman vuosikelloa markkinoinnin eri osa-alueet voivat jäädä irrallisiksi toisistaan, tai ainakaan niitä ja niiden vaikutuksia toisiinsa on vaikea hahmottaa ja yhdistää. Vuosikellolla tärkeimmät tehtävät ovat kaikki yhdessä näkymässä ja kokonaisuus siten helposti ymmärrettävissä.
• Ajan tasalla pysyminen: Laadukkaasti ylläpidetystä ja rakennetusta vuosikellosta on helppo katsoa yhdellä pikaisella vilkaisulla, mikä juuri sillä hetkellä on markkinoinnissa kaikkein tärkeintä. Samalla voi jo hieman silmäillä, mitä tulevaisuudessa siintää ja mihin kenties parin viikon päästä pitää alkaa jo keskittymään.
• Tiimin yhteistyön sujuvoittaminen: Koko markkinointitiimi näkee helposti yhdestä kellosta kaiken sen, mitä milläkin hetkellä tehdään ja mihin kuuluu keskittyä. Näin jokaisella on oma ohjenuoransa, kokonaisuus pysyy yhtenäisenä ja tekeminen on päämäärätietoista. Myös lopputulokset ovat parempia ja tekeminen luovempaa, kun kaikki ovat koko ajan kartalla.
• Budjetin ja resurssien optimointi: Markkinointiin kuluu ymmärrettävästi paljon rahaa, mutta vuosikellon avulla tarvittavat resurssit ja budjetin hahmottaa huomattavasti paremmin ja selkeämmin tulevan vuoden osalta. Vuosikello auttaa esimerkiksi varaamaan suurimpiin tapahtumiin ja kampanjoihin sekä aikaa että rahaa.

Tässä oli kokonaisuudessaan vuosikellon luomiseen esimerkkipohjan kera. Jos kaipaat apua yrityksen toimintaan liittyen papereiden signeeraamisessa, katso miten tehdä allekirjoitus -ohjeet sivuiltamme seuraavaksi!